Aufgaben:

• Aufrechterhaltung des Geschäftszimmers als zentrale Anlaufstelle für die Bediensteten, Ansprechperson für die Beschäftigten und Besuchende
• Bearbeiten von Anfragen an die zuständigen Stellen, Weiterleitung, Ansprechperson für den Pfortendienstleister
• Begleitung von Gästen, Externen und Dienstleistungsunternehmen innerhalb des Hauses
• Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Einzelumzügen
• Vorbereitung von Besprechungsräumen (Bestuhlung, Verbrauchsmaterial etc.), Erstellung und Anbringung von Türschildern, Schlüsselverwaltung (Ausgabe, Rücknahme, Dokumentation)
• Bestätigung des Eingangs von Lieferungen (Brief- und Paketpost, Annahme von Möbeln, Warenkontrolle, Gegenzeichnen von Lieferscheinen), Bestätigung der Leistungsnachweise von Gewerken
• Bearbeitung Posteingang / Postausgang, Postsortierung/-verteilung, E-Mail-Verkehr / Telefonservice
• Weitergabe von Reklamationen an Dienstleistungsunternehmen an die zuständige Ansprechperson
• Anforderung, Bevorratung, Überwachung und Ausgabe von Büro- und Verbrauchsmaterial im Geschäftszimmer
• Ausgabe und Rücknahme von Zeiterfassungskarten, Zutrittskarten u. ä.
• Betreuung von Dienst-Kfz des ITZBund nach Bedarf (Reservierung, Ausgabe / Bereitstellung / Rücknahme der Fahrzeugpapiere, Abrechnung der Fahrtenbücher)
• Unterstützung / Mitwirkung bei der Inventarisierung, Führen von Listen und Statistiken
• IT-gestützte Bearbeitung von Personalveränderungsprozessen

Qualifikation:

• Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich oder in einem verwaltungsnahen oder kaufmännischen Beruf
• Berufserfahrungen im Aufgabengebiet oder einem vergleichbaren Aufgabengebiet bzw. im kaufmännischen Bereich erforderlich
• Versierter Umgang mit dem PC sowie technisches Verständnis im Umgang mit IT-Anwendungen
• Sehr gute praktische Kenntnisse der gängigen MS Office-Produkte (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (C1)
• Hohes Organisationstalent, gute Kommunikationsfähigkeit, Teamfähigkeit gepaart mit Durchsetzungsvermögen und Konflikt- und Kritikfähigkeit

Unser Angebot:

• Attraktive Vergütung
• 30 Tage Urlaub